We leveren goed werk en hebben tevreden klanten, maar hoe laten we dat zien in de rapportage naar onze subsidiegever? De vraag van de Haagse welzijnsorganisatie Xtra (waaronder Mooi, Zebra en Voor Welzijn vallen), waarin JSO en Xtra verder keken dan alleen de rapportages. “Verantwoorden is nu geen verplicht nummer meer, maar een bewijs van je vakmanschap.”

De aanleiding

‘Hoe brengen we de kracht van de organisatie naar voren?’

Irma Bolhuis, regiomanager Welzijn: “De kracht van ons werk was niet terug te vinden in onze rapportages. In eerste instantie dachten we dat we onze rapportageteksten moesten aanscherpen, maar we ontdekten al snel dat het een diepere inhoudelijke aanleiding was: hoe brengen we de kracht van welzijn naar voren? Daarom hebben we JSO betrokken bij ons proces. Als we toekomstproof en aanbestedingsbestendig willen zijn, moeten we onze toegevoegde waarde zichtbaar kunnen maken.

Als sociaal werkers zijn we gewend te verantwoorden wat we gedaan hebben maar niet wat de toegevoegde waarde van onze rol is geweest. Sociaal werkers zijn vaak te bescheiden en vervullen hun rol graag op de achtergrond. Nu wordt er juist aanspraak gemaakt op ons vakmanschap en dagen we elkaar uit onder woorden te brengen wat onze cruciale rol is geweest in de processen die we op gang hebben gebracht.”

De aanpak

‘Niet tellen, maar vertellen.’

Louis Pronk, adviseur JSO: “Het gaat bij Vernieuwend Verantwoorden niet om tellen, maar om vertellen. Heel lang draaiden verantwoordingsrapportages naar subsidieverstrekkers om cijfers: wát heb je allemaal gedaan en hoeveel mensen waren er betrokken? Terwijl het juist gaat om het effect van wat je hebt gedaan.

Het ging daarom in dit proces niet alleen om de rapportages, maar vooral om de vraag: waarom doen we de dingen die we doen en wat is de impact daarvan voor de wijk of de bewoner? Pas als je scherp kijkt naar de manier waarop je werkt, kun je scherp verantwoorden.

Het zorgde ervoor dat medewerkers kritischer gingen kijken naar hun eigen werk, maar ook actiever en anders om feedback gingen vragen bij hun klanten. De vraag ‘wat vond je ervan?’ leidt tot de beoordeling van een traject, maar wat je wilt weten is wat het traject iemand heeft opgeleverd. Daarom stel je de vraag ‘Wat heb je hieraan gehad?’. Het levert niet alleen kostbare feedback op voor jou als hulpverlener, mensen gaan zelf ook nog eens nadenken over hun eigen proces.

Uiteindelijk neem je met het aanscherpen van de rapportages de complete processen binnen een organisatie mee, waardoor je effectiever werkt en ondernemerschap aanwakkert.”

De praktijk

‘We worden nog kritischer naar onszelf’

Merle de Römph, sociaal werker Welzijn: “Ik ben me de afgelopen jaren bewuster geworden van mijn eigen rol in het werk dat ik doe, wat deels komt door het nieuwe rapporteren. Vroeger was een rapportage een opsomming van activiteiten, terwijl die activiteiten slechts het middel zijn om je doel te bereiken. Waar het om gaat is wat jouw meerwaarde was in die activiteiten. Door het nieuwe rapporteren en vooral ook door samen schrijven van rapporten, sta je weer even bewust stil bij de vraag: wat doe je en waarom doe je het? Je ziet wat je allemaal realiseert in de praktijk en daar haal je ook waardering uit. En nog een voordeel: door samen rapportages te schrijven, kom je ook samen tot nieuwe ideeën en projecten.”

Het resultaat

‘Rapportages laten ons vakmanschap zien’

Irma Bolhuis, regiomanager Welzijn: “Het project is echt als leuk ervaren. Dat komt doordat dit een kans is te laten zien wat jouw vak is, wat je er zo mooi aan vindt. Dat houdt mensen scherp. We schrijven nu geen rapportages meer om opdrachtgevers te pleasen, maar om ons vakmanschap te tonen als hulpverlener.”

Meer weten?

Wilt u meer weten over hoe u binnen uw organisatie kunt werken met Vernieuwend Verantwoorden? Neem dan contact op met Louis Pronk. Op de foto’s hieronder staan de deelnemers van Xtra die 9 oktober 2017 hebben deelgenomen aan een teamsessie.

     

Meer informatie

Opdrachtgever Xtra
http://www.xtra.nl/

Contact Louis Pronk

Deel dit artikel